Riscos, Oportunidades e Perspectivas

Com relação aos riscos e oportunidades específicos, anteriormente ao modelo de gestão de riscos aprovado pela Resolução nº 264 – CONSAD, de 14 de dezembro de 2021, a UFMA elencou os Riscos Estratégicos, Riscos de Integridade e Riscos de Processos como aqueles com maior potencial de afetar sua capacidade de gerar valor à sociedade, no curto médio e longo prazo. Os Riscos Estratégicos são aqueles que consideram os riscos ao alcance dos objetivos estratégicos institucionais relacionados à cadeia de processos finalísticos consubstanciados no Plano de Desenvolvimento Institucional da UFMA, considerando os ambientes interno e externo. Os Riscos de Integridade se referem aos que podem impactar negativamente a conduta ética da Instituição, como corrupção e fraudes. Os Riscos de Processos levam em consideração os riscos operacionais, vez em que a identificação dos mesmos perpassa a atuação conjunta e participativa das unidades que lidam com esses riscos continuamente. Para fazer frente a essas dificuldades e eventos identificados, além de lidar pontualmente no trato de eventos desses riscos, quando ocorrem, a UFMA se debruçou em esforços para adotar as metodologias para a implementação da gestão de riscos no âmbito institucional exigidas pela Instrução Normativa Conjunta CGU/MP nº 1, de 10 de maio de 2016, que dispõe sobre controles internos, gestão de riscos e governança no âmbito do Poder Executivo Federal, além de exigências dos órgãos de controle externo. Esses esforços culminaram na aprovação da Política de Gestão de Riscos da Universidade Federal do Maranhão, nos termos da Resolução nº 264 – CONSAD, de 14 de dezembro de 2021. Esse instrumento normativo serve de base para a elaboração do Plano Institucional de Gestão de Riscos – PGR, o qual está em andamento atualmente. É nesse plano que a UFMA apresentará seu modelo de gestão de riscos à comunidade acadêmica e sociedade, detalhando como o órgão lidará com os riscos futuramente.

As oportunidades observadas foram o engajamento da Alta Administração no processo de implementação da gestão de riscos, bem como o momento atual de implantação da Política de Gestão de Riscos após aprovada, que são fatores muito importantes na aplicação do modelo para tratar os eventos de riscos que possam afetar o alcance dos objetivos estratégicos da UFMA no curto médio e longo prazo.

Com relação aos desafios e incertezas, a UFMA provavelmente irá enfrentar os mesmos que enfrenta atualmente, como o regime de funcionamento durante o período de pandemia, a qual não podemos precisar quando os cuidados poderão ser flexibilizados e o retorno gradual das atividades do órgão; assim como a continuidade da situação de redução de recursos orçamentários, que foram sentidos nos últimos três anos. Somados a essas questões, teremos também novos desafios como a necessidade crescente de adaptação às rotinas de atividades remotas, implantação do teletrabalho, além de outras atividades adaptativas que devem se tornar incorporadas às rotinas da UFMA durante e após a pandemia. Esses desafios podem impactar no alcance dos objetivos estratégicos e possivelmente afetar do desempenho futuro da UFMA, razão pela qual a gestão de riscos figurará como instrumento estratégico na mitigação desses eventos e dificuldades.

Desafios e Próximos Passos

Diante das dificuldades e desafios impostos pela pandemia COVID-19 no ano de 2021, no que se refere aos aspectos da gestão operacional do gerenciamento de riscos e, considerando ainda que esses efeitos possivelmente se estenderão no ano de 2022, espera-se: 1) dar continuidade aos trabalhos de implementação do gerenciamento de riscos, com a aprovação do Plano Institucional de Gestão de Riscos; 2) dar suporte na elaboração do PDI para os próximos 5 anos, no que se refere à fase de estabelecimento do contexto interno e externo do órgão; 3) acompanhar as ações de capacitação em matéria de gestão de riscos; 4) monitorar as ações relacionadas à implantação do PGR junto aos setores envolvidos.

Gestão de Riscos e Controles Internos – HU-UFMA

Auditoria Interna – HU-UFMA

Em atendimento ao Plano Anual de Auditoria Interna – 2021 (PAINT), a Auditoria Interna do HU-UFMA editou 4 relatórios, após o resultado das análises efetuadas, nos quais destacam-se os achados identificados, manifestação do gestor, respectivas recomendações para melhoria dos processos e uma Nota Técnica Anual demonstrando o resultado do Plano de Providência Permanente (PPP), conforme relacionados a seguir:

Relatório Definitivo de Auditoria Interna nº 009/2021-HU-UFMA/AUGE/EBSERH/MEC – Dispensa de licitação;
Relatório Definitivo de Auditoria Interna nº 082/2021-HU-UFMA/AUGE/EBSERH/MEC – Cirurgias;
Relatório Definitivo de Auditoria Interna nº 042/2021-HU-UFMA/AUGE/EBSERH/MEC – Execução Orçamentária; e
Relatório Definitivo de Auditoria Interna nº 218/2021-HU-UFMA/AUGE/EBSERH/MEC – Jornada de Ensino para Residência.

Monitoramento – PPP–2021

NT 154/2021 - Monitoramento PPP HU-UFMA-2021:

309 Apontamentos inseridos no PPP;
11 no status de Parcialmente Atendidos;
20 no status de Não Atendidos.

Outras Atividades

Apuração da pertinência dos alertas do sistema ALICE – CGU;
Acompanhamento das ações de controle da CGU e TCU;
Consultoria no fomento das ações de controle.

Setor de Contratualização e Regulação – HU-UFMA

Em relação aos desafios e perspectivas das prioridades para a gestão, o STCOR está comprometido em dar continuidade à participação junto aos serviços assistenciais de implementação de estratégias para otimizar a oferta de serviços assistenciais

Em relação ao serviço de arquivo médico, embora continuem os problemas estruturais pela insuficiência de espaço físico para o arquivamento dos prontuários, tem-se a expectativa da digitalização dos prontuários físicos e avanços na implementação do prontuário eletrônico, valendo destacar a relevância e o impacto não apenas financeiro, mas também na organização do serviço com importantes melhorias que poderão trazer os processos da gestão da documentação clínica.

Por fim, tem-se o compromisso junto às gerências de atenção à saúde, de ensino/pesquisa e administrativa, de participar de forma ativa dos processos de planejamento assistencial com a disponibilização dos relatórios com análise do desempenho financeiro da contratualização, para subsidiar as decisões e resguardar o cumprimento das metas pactuadas.

Ouvidoria – HU-UFMA

Considerando que no decorrer do ano de 2021 houve um aumento considerável no quantitativo de atendimento presencial na Ouvidoria, o que se percebeu graças ao recuo da pandemia em meados do ano, observou-se não haver necessidade da continuidade da utilização da ferramenta do Whatsapp para captação dos relatos dos usuários. Por esse motivo e também devido à implantação da Lei Geral de Proteção de Dados, optou-se por suspender a utilização do Whatsapp desde o mês de agosto/2021.

Gerência de Ensino e Pesquisa – HU-UFMA

Ao longo do ano de 2021, a Gerência de Ensino e Pesquisa considerou que a frequência dos residentes, realizadas por meio de assinatura em folhas de registros, representava um risco associado ao registro diário nas atividades de treinamentos em serviço. Com a proposta de mitigar esse risco, foi articulado junto à Superintendência a contratação de uma ferramenta específica para registros das frequências.

Neste sentido, destaca-se proposta por meio da contratação de empresa especializada em Fornecimento de Sistema de Ponto Eletrônico para a Residência Médica e Área Profissional em Saúde (Multiprofissional/Uniprofissional) para utilização de ferramenta no registro de frequência diária da carga horária, definidos no Projeto Básico, fundamentada no inciso II do art. 79 do Regulamento de Licitações e Contratos da Ebserh e no inciso XV do art. 29 da Lei n.º 13.303/2016 e no Decreto n.º 9.507, de 21 de setembro de 2018.

O objeto da contratação foi “Software de Sistema de Ponto Eletrônico (TANGERINO) para a Residência em Saúde - HU-UFMA” tendo como justificativa da necessidade “o HU-UFMA não dispor de tal sistema e precisar fazer o controle dos pontos dos residentes para a finalidade de comprovação de carga horária executada durante as atividades”. E os benefícios que resultaram desta contratação foram:

Registro rápido do ponto eletrônico, através de aplicativo para smartphones (iOS e Android).
Reconhecimento facial (que poderá se dar por foto) para que não haja fraude em relação a quem está registrando o ponto eletrônico.
Geolocalização existente, de maneira a se checar se o residente fez o registro de ponto eletrônico dentro da área do HU-UFMA.
Dashboards indicadores para a gestão da Gerência de Ensino e Pesquisa/Coordenações das residências.
Cálculo de horas, adicionais e faltas e registros de banco de horas, caso seja necessário.

Gerência Administrativa – HU-UFMA

O principal desafio do HU-UFMA é alcançar o equilíbrio orçamentário-financeiro, sem depender da complementação de crédito para custeio por parte da Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares. Ou seja, manter seu custo operacional (Serviços/Contratos e Materiais de Consumo) apenas com o orçamento proveniente da sua produção hospitalar (Receita SUS).

Setor de Gestão da Qualidade – HU-UFMA

Para mitigar os riscos relacionados à elaboração, análise e publicização de documentos, assim como permanência/utilização de documentos desatualizados ou vencidos, foram adotados dois sistemas de gerenciamento de documentos: E-Quali (Alfresco) - repositório, que os sistematiza por área e tipo, após validação pela UGQ/SCIRAS, mediante Processo SEI e o Trello, para monitorar o fluxo interno de documento.

Corregedoria – HU-UFMA

A Corregedoria do HU UFMA, tem como objetivo a apuração de responsabilidades de servidores públicos relativos aos casos de infração à Lei 8.112/90.

No tocante aos processos de natureza investigativa, no decorrer do ano de 2021, foram abertos 17 processos relativos a fatos envolvendo servidores da UFMA com vínculo neste Hospital, sendo que todos foram analisados no mesmo ano de abertura. Desse total, dois foram arquivados na fase de juízo de admissibilidade e 15 seguiram para investigações.

Foram instaurados cinco processos punitivos. Do julgamento desses processos, foi aplicada pena expulsiva a um servidor, e uma suspenção, além de uma advertência.

Dentre os assuntos que mais demandaram esforços da Corregedoria, destacam-se: Faltas Injustificadas, insubordinação e acúmulo de cargo.

PPGT